案内状メールの書き方

忘年会や新年会の案内、歓送迎会の案内、展示会の案内のように、各種会合・催し物・行事・イベント・パーティー等の案内状メール（案内通知状メール）は、社内メール・社外メールを問わず頻繁に利用されます。

案内状メール（案内通知状メール）は、案内事項を通知するだけではなく、ＰＲや招待状の役割を果たすこともあります。

当サイト、「案内状メールの書き方」では、案内通知をする際によく使う案内状メール（案内通知状メール）の文例・書式・雛形・テンプレート・フォーマット・例文・定型文等を提供していますのでご活用下さい。

ゴルフコンペ・ボーリング大会の案内状メール（案内通知状メール）

• ゴルフコンペの案内状(1)（社外メール）
• ゴルフコンペの案内状(2)（社内メール）
• 親睦ゴルフ大会の案内状（社外メール）
• 親睦ボーリング大会の案内状（社外メール）
• 球技大会の案内状

歓送迎会・昇進祝賀会の案内状メール（案内通知状メール）

• 送別会のご案内(1)（社内メール）
• 送別会のご案内(2)（結婚退職・社内メール）
• 送別会のご案内(3)（定年退職・社内メール）
• 歓送会のご案内（社内メール）
• 昇進祝賀会のご案内（社内メール）

親睦会・懇親会の案内状メール（案内通知状メール）

• 納涼会のご案内（社内メール）
• お花見会のご案内（社内メール）
• ビアパーティーのご案内（社内メール）
• クリスマスパーティーのご案内（社内メール）

旅行の案内状メール（案内通知状メール）

• 日帰り旅行のご案内（社内メール）
• バスハイクのご案内（社内メール）
• 研修旅行のご案内（社内メール）
• 社員旅行のご案内（社内メール）

「案内状メール（案内通知状メール）」は、感謝の気持ちを込め、礼儀正しく書きましょう。

「案内状メール（案内通知状メール）」には、案内する事項を簡潔に分かりやすくまとめましょう。特に、日時・場所等の情報は、誤りがあった場合、相手に迷惑をかけることになりますので、正確に書きましょう。

「案内状メール（案内通知状メール）」には、箇条書きを用いる等、読みやすくするための工夫をしましょう。

「案内状メール（案内通知状メール）」には、地図等を添付すると、より分かりやすくなります。

招待状的な役割を果たす「案内状メール（案内通知状メール）」には、その催し物の魅力等を簡潔にまとめ、参加を促す文面になるように工夫しましょう。また、参加者への特典等がある場合には、その旨を伝えましょう。

「案内状メール（案内通知状メール）」は、相手のスケジュールや準備期間等を考慮し、２週間前（遅くとも１０日前）には相手に届くように送りましょう。特に、出欠の返事を求める場合には、細心の注意をはらいましょう。

「案内状メール（案内通知状メール）」を送信する前には、必ず内容を確認し、相手に失礼な内容がないか、誤解を招く表現はないか、社名・人名・肩書き・住所・地名・日付・時間・数量等の情報は正確であるか等、必ずチェックしましょう。

大切な取引先やお客さまへの案内のように、ハガキや手紙による案内のほうがメールを送るよりも適切な場合があります。また、メールだけで済まさずに、追って電話での連絡を行ったほうが適切な場合もあります。「案内状メール（案内通知状メール）」を送信する前には、ＴＰＯをよく考えましょう。